Cómo optimizar los procesos de RR.HH. sin un sistema SIRH

Las primeras etapas de la mayoría de los negocios se enfocan en la optimización de los recursos y la reducción de costos. Por ello, no es sorprendente que muchas startups opten por gestionar todas sus labores de recursos humanos de forma manual.

A pesar de que los sistemas de información de recursos humanos, también conocidos como SIRH, ofrecen una plataforma integral que te permite administrar todas las tareas de gestión de personal en un solo lugar, lo cierto es que no todas las empresas, y en especial las emergentes, pueden permitirse el gasto que conllevan.

No es una práctica inusual que las startups esperen a estar en una fase de crecimiento más desarrollada antes de adquirir un SIRH. Por ello, en este blog te mostraremos algunas de las mejores estrategias para optimizar tus procesos de RR.HH. sin la necesidad de un sistema especializado.

Tareas comunes de RR.HH. y los principales obstáculos de administrarlos de forma manual

Una de las mejores formas de agilizar las tareas de RR.HH. sin contar con una herramienta digital como el SIRH es identificando las tareas indispensables a realizar y anticipar cuáles son las problemáticas a las que la empresa puede enfrentarse al gestionarlas de forma manual. De esta manera, es posible prevenir obstáculos potenciales y ahorrar tiempo y recursos al momento de llevarlas a cabo.

Aquí te presentamos algunas de las labores básicas de RR.HH. y las dificultades que conllevan:

• Onboarding y offboarding: el onboarding es el proceso de inducción del empleado a la empresa, mientras que, por el contrario, el offboarding ocurre cuando un colaborador está por desvincularse del negocio. Ambos son parte indispensables del ciclo de vida de un empleado y afectan tanto a la cultura organizacional como a la imagen pública de la startup. Ejecutarlas de forma manual puede traer muchos desafíos, entre ellos la posibilidad de cometer errores humanos, tales como información incompleta, typos o inconsistencias, la dificultad de asegurar el cumplimiento legal o los retrasos en los procesos administrativos, los cuales pueden alargar innecesariamente el onboarding o el offboarding y dañar la relación con los empleados.
• Gestión de nómina y administración de vacaciones y ausencias: la nómina es el documento oficial que establece la remuneración total de un empleado. El gestionarla implica lidiar con contribuciones fiscales, percepciones no salariales y otro tipo de beneficios. De igual forma, la nómina es afectada por las vacaciones y las ausencias del trabajador, dependiendo si se toma descansos pagados o si requiere una baja por enfermedad. La gestión de estos procesos es difícil de llevar a cabo manualmente, ya que se lidia con grandes volúmenes de información, se genera un riesgo de cometer errores aritméticos o administrativos y también dificulta el cumplimiento legal, especialmente si la empresa cuenta con empleados en diversas partes del mundo con diferentes obligaciones fiscales.
• Documentación del personal y manejo de información: esta tarea se refiere a la recolección, almacenamiento, organización y gestión de toda la información relacionada con los empleados durante el ciclo de vida dentro de una organización. Realizar todos estos procesos de forma manual puede poner a la startup en riesgo de filtrar o manejar de forma inadecuada información confidencial de los colaboradores. Asimismo, también puede elevar las probabilidades de cometer errores administrativos que afecten la imagen y credibilidad de la empresa.
• Comunicación interna y evaluación del desempeño: la comunicación interna se asegura de que la información de la empresa se transmita a los empleados de forma clara y efectiva. Esta va de la mano con la gestión del desempeño, ya que permite monitorear, medir y brindar retroalimentación a los colaboradores para que estos alcancen tanto sus metas profesionales como los objetivos de negocio de la empresa. Al llevar estas tareas de forma manual, es posible que se generen inconsistencias en la comunicación, que se sobrecargue de información a los empleados o que sea difícil generar una relación positiva y profesional con ellos, en especial si trabajan de forma remota.

Estrategias para optimizar tus procesos de RR.HH. sin una herramienta digital

Hay muchas formas de mejorar las tareas de recursos humanos de tu empresa, incluso si no cuentas con un sistema de información especializado. Sigue esta serie de pasos y aprende cómo reducir errores en la gestión de nóminas manualmente y cómo facilitar la planificación laboral para que el departamento de RR.HH. opere de la forma más eficiente.

• Estandariza tus plantillas y tus checklists: las plantillas reducen el riesgo de errores administrativos y aceleran los procesos de RR.HH. Asimismo, las checklists se aseguran de que no haya omisiones, inconsistencias o problemas de cumplimiento. La plantilla de nómina global de Deel, por ejemplo, te permite calcular todos los aspectos del ciclo de pago de tus empleados de forma fácil y eficiente.
• Optimiza la forma en la que usas tus hojas de cálculo: no permitas que tus spreadsheets se limiten únicamente a almacenar texto. Además de organizar tu información de forma efectiva, no te olvides de utilizar fórmulas especializadas para automatizar operaciones. Asimismo, integra funcionalidades de análisis de datos y generación de reportes.
• Sácales provecho a herramientas gratuitas o de bajo costo: las herramientas administrativas no tienen por qué costarte un ojo de la cara. Existen muchos softwares gratuitos tales como Google Workspace, Trello y Notion que te permiten automatizar algunos de tus procesos de RR.HH., concentrar información relevante en un solo lugar y acceder a la documentación desde múltiples dispositivos.
• Asigna responsabilidades y roles de recursos humanos de forma clara: delegar es una de las mejores formas de asegurarte de la eficiencia de tus procesos de RR.HH. Distribuye las cargas de trabajo de forma equitativa y de acuerdo con el puesto, los talentos individuales y la seniority de tus empleados, y comunica de forma efectiva cuáles son las expectativas de cada tarea y las formas de medir su éxito.

Señales de que tu sistema manual de RR.HH. ya no es adecuado para tu empresa

Si crees que tu empresa emergente ya está alcanzando un nuevo nivel y las tareas de recursos humanos se han multiplicado y vuelto aún más complejas, quizás es un buen momento para evaluar si un sistema manual es lo que tu startup realmente necesita para tener éxito. En esta lista te presentamos algunos de los indicios que pueden revelar que tu compañía está lista para migrar a una herramienta digital:

• Inconsistencias y errores en la gestión de información.
• Riesgos en materia de incumplimiento legal (especialmente en equipos globales).
• Incremento en el tiempo requerido para completar tareas rutinarias.
• Dificultad para escalar o gestionar equipos remotos.

Si reconoces más de uno de estos síntomas, no tengas miedo en explorar cuáles son algunos de los procesos de recursos humanos que puedes automatizar y cuáles son las ventajas de utilizar un SIRH para facilitar esta automatización.

Asimismo, no te olvides de revisar esta guía que compara Excel con una herramienta de RR.HH. automatizada y conoce aún más sobre los pros y contras de cada plataforma.

Cómo la plataforma de Deel puede ayudar a tu startup

El sistema de información de recursos humanos de Deel es una herramienta estratégica en el crecimiento de tu empresa. Esta juega un papel clave en procesos como el onboarding y el offboarding, la gestión de nómina e incluso el cumplimiento tanto local como internacional.

Asimismo, no hay que olvidar que la plataforma de Deel ofrece escalabilidad en los procesos de RR.HH. De esta forma, mientras la empresa crece y las operaciones se vuelven más complejas, el SIRH puede seguir el paso de la expansión y acomodar la información y las tareas de forma efectiva.

Si quieres conocer un verdadero caso de éxito, puedes leer más acerca de la colaboración entre Deel y Divbrands. Esta empresa de comercio electrónico digital utilizó la plataforma de Deel para gestionar los pagos de sus más de 80 empleados. También utilizó funciones como la de la administración del tiempo libre de los empleados y la integración con Xero. Conviértete en otro caso exitoso e integra el sistema de Deel a tus labores de RR.HH.

Elige la mejor forma de administrar las tareas de recursos humanos de tu empresa

La gestión manual de los procesos de recursos humanos puede ser muy efectiva para tu empresa siempre y cuando sigas las estrategias necesarias para garantizar su efectividad. No te olvides de estandarizar tus plantillas y optimizar tus hojas de cálculo. Esto te permitirá evitar errores humanos y automatizar algunos procesos. También es indispensable que utilices herramientas administrativas gratuitas que te permitan centralizar tu información y acceder a ella en cualquier momento y desde múltiples dispositivos. Tampoco te olvides de distribuir las tareas entre los miembros del equipo para balancear las cargas de trabajo. Describe claramente las responsabilidades de cada colaborador y asegúrate de maximizar sus habilidades individuales y su nivel de experiencia.

No obstante, no olvides que la administración manual solo es una solución a corto plazo. A medida que la empresa crezca, los desafíos se volverán más complejos y las cargas administrativas se volverán intolerables y difíciles de manejar. Por ello, es importante que, de cara al futuro, consideres un sistema de información para recursos humanos como el que ofrece Deel. Este te ofrece una herramienta escalable que podrá adaptarse a las necesidades de tu empresa y administrar grandes volúmenes de información mientras que reduce errores y asegura el cumplimiento legal.

Explora cómo es que la plataforma de Deel puede ayudarte a automatizar y escalar tus procesos de recursos humanos. Programa una demo y descubre todos los beneficios que puedes obtener en la gestión de personal de tu empresa.